Cómo evitar pérdidas de beneficios con la gestión del economato

La gestión de materias primas, del almacén o economato, es una tarea laboriosa, pero si la incorporamos a nuestros procesos y utilizamos las herramientas idóneas evitaremos que se escapen por este espacio parte de nuestros beneficios.

Trabajamos con productos perecederos y esa es una de las características que hacen que este tipo de negocio sea tan complicado, debemos realizar un ejercicio de equilibrio constante entre encontrar el producto de mejor calidad, al mejor precio, en el mejor momento, con el proveedor adecuado y la muy difícil tarea de la cantidad apropiada. 

Por ello, a veces encontramos establecimientos en los que falta producto, se descarta materia en mal estado o, incluso, el negocio pasa por dificultades por falta de liquidez pero encontramos las cámaras, congeladores y almacenes repletos.

Qué debemos tener en cuenta para una gestión eficaz del economato

1. Conocer qué productos utilizamos y cuál es la cantidad exacta de ellos que necesitamos. Esto lo conseguimos haciendo nuestras fichas de receta (que además serán muy útiles en el desarrollo de nuestro trabajo). Esto no es solo tarea de cocina, nuestro equipo de sala debe de hacer el mismo trabajo en su área con cada una de las referencias de nuestra oferta.
2. Es importantísimo tener un terminal de punto de venta y alimentar bien el software, esto nos permitirá saber qué cantidad de productos de nuestro almacén hemos gastado realmente en las ventas.
3. Selección y evaluación constante de proveedores. Seleccionar al proveedor adecuado requiere una reflexión sobre aspectos tan relevantes como la calidad, distancia, frecuencia de suministro, reputación, el precio, formaciones, etc. Una vez seleccionados, elaboramos su ficha, donde incluiremos toda su información y haremos el seguimiento, anotando cualquier anomalía o problemática. Es aconsejable tener localizados y probados varios proveedores de un mismo producto, así podemos salir de un apuro rápidamente si nuestro proveedor principal no nos puede suministrar por cualquier motivo.
4. Cuando recibimos los productos, debemos supervisar si las materias primas recibidas coinciden en cantidad y peso con lo que tenemos en nuestra hoja de pedido y albarán y si los productos llegan en estado óptimo. No olvidemos que los proveedores suelen gestionar considerables cantidades de materia prima para muchos clientes, por tanto, es posible que recibamos productos que no hemos pedido, que dejemos de recibir otros que necesitamos, que la cantidad o peso no cuadren con el albarán o incluso que paguemos por productos en mal estado.    
5. Prestar atención a la conservación y almacenaje de los alimentos. Si no los conservamos de manera óptima, su vida útil disminuye. Y si no tenemos un sistema de almacenaje eficaz, corremos el riesgo de tener que descartar materia prima que no sabíamos que teníamos debido al desorden.
6. Para controlar el stock y no tener problemas ni de abastecimiento ni de exceso de inversión, nos ayudamos de estos parámetros: 
   • Consumo previsible: gracias a los datos que hemos registrado en nuestro TPV, podemos prever qué cantidad de producto se espera consumir en una situación similar. Por ejemplo, para la temporada de verano, debemos basarnos en la información que registramos en las temporadas de verano anteriores. Por lo que el consumo no será estable todo el año, sino que deberemos ir analizando y variando cantidades de manera frecuente en base a las temporadas anteriores.
   • Stock mínimo: conociendo el dato anterior, podemos marcar un stock mínimo de materias primas, es decir, la cantidad exacta que necesitamos para cubrir los consumos previsibles. En este caso, es muy importante tener en cuenta los días de suministros de nuestros proveedores.
   • Stock de seguridad: para evitar posibles roturas de stock provocadas por aumentos en la demanda poco predecibles o retrasos en las entregas de los proveedores, el almacén debe contar con un número de existencias mínimas de seguridad.
7.  De nada nos serviría todo el trabajo anterior si no realizamos de manera meticulosa inventarios con todas las materias primas y las elaboraciones. La frecuencia depende de muchos factores, pero aconsejamos, al menos, uno mensual. Con los inventarios tendremos bajo control toda nuestra materia prima y elaboraciones, sabremos si debemos hacer compra o no, y si los números nos cuadran.
8. Debemos mencionar, además, los hurtos por parte del personal. Ya que pueden ser pequeños hurtos esporádicos o, como en algunos casos, un problema crónico, pues el producto desaparece sistemáticamente a través de estrategias y técnicas variopintas. Para combatir este problema proponemos los conteos ciegos o “blind counts”. Ya que si dejamos la responsabilidad de verificar el inventario a un solo encargado, como es lo más habitual, ponemos en bandeja a los más pillos marcar como correcto un producto y llevarse el exceso que pudiera haber de éste en nuestro economato.

Para terminar, queremos incidir en que la gestión del economato es un trabajo constante, pero necesario, que afecta directamente a nuestros beneficios de varias formas: reduciendo costes, evitando desperdicios, manteniendo el abastecido del restaurante, evitando dinero inmovilizado sin sentido, ayudándonos a utilizar los productos en su mejor estado de calidad… Además, al ser conscientes de sus beneficios nos animará a implementar nuevos procesos de gestión que harán que nuestro establecimiento siga creciendo.